Microsoft OneNote là gì? OneNote là một công cụ quản lý thông tin cá nhân và nhóm, trở thành một phần không thể thiếu của bộ Microsoft 365. Với vai trò cốt lõi trong việc tạo và quản lý ghi chú, OneNote giúp người dùng dễ dàng theo dõi, tổ chức và tìm kiếm thông tin. Hãy cùng Cốc Cốc tìm hiểu sâu hơn về tính năng và lợi ích mà OneNote mang lại trong môi trường làm việc hiện đại ngày nay.
Nội dung chính
Microsoft Onenote là gì?
OneNote, ứng dụng ghi chú số đa năng, đã trở thành công cụ không thể thiếu cho việc quản lý các ghi chú, dữ liệu nghiên cứu, kế hoạch, và thông tin khác. Ứng dụng này hỗ trợ đắc lực cho cuộc sống cá nhân, công việc và học tập, mang đến một giải pháp lưu trữ và sắp xếp thông tin hiệu quả.
Tính linh hoạt vượt trội của sổ tay trong OneNote:
- OneNote cung cấp không gian lưu trữ không giới hạn cho ghi chú, cho phép bạn mở rộng nội dung mà không lo lắng về hạn chế không gian giấy.
- Việc sắp xếp, in ấn và chia sẻ ghi chú trở nên thuận tiện, ngay cả khi bạn cần truy xuất thông tin đã lưu trữ từ lâu.
- Tìm kiếm và truy xuất thông tin nhanh chóng, ngay cả khi bạn không nhớ chính xác vị trí đã ghi lại thông tin đó.
- Với sổ tay được lưu trữ trực tuyến, bạn có thể truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị di động nào, bất kỳ lúc nào, giúp bạn luôn kết nối với thông tin quan trọng.
Lợi ích khi dùng Microsoft Onenote
Microsoft OneNote mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng trong việc quản lý ghi chú và công việc hằng ngày. Dưới đây là những ưu điểm nổi bật khi sử dụng ứng dụng này:
- Đa dạng hình thức ghi chú: OneNote cho phép người dùng tạo ghi chú trong nhiều hình thức khác nhau, từ văn bản, hình ảnh, đến âm thanh và video, hỗ trợ quản lý công việc một cách hiệu quả và linh hoạt.
- Chia sẻ ghi chú thuận tiện: Việc chia sẻ ghi chú với đồng nghiệp hoặc người thân trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bao giờ hết. Điều này thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nhóm hiệu quả, giúp cải thiện quá trình làm việc chung.
- Đồng bộ hóa liên tục: Ghi chú của bạn sẽ được đồng bộ hóa tự động trên các thiết bị, cho phép bạn truy cập và cập nhật thông tin từ mọi nơi và mọi lúc, đảm bảo bạn luôn có thông tin mới nhất.
- Tính năng bảo mật cao: OneNote cung cấp tùy chọn bảo mật ghi chú bằng mật khẩu, tăng cường sự an toàn và bảo mật cho thông tin cá nhân và công việc của bạn, giúp bạn yên tâm khi lưu trữ dữ liệu quan trọng.
Điểm nổi bật của Microsoft Onenote là gì?
Ghi chú bất kỳ lúc nào
Microsoft OneNote có dung lượng ghi chú không giới hạn, cho phép người dùng tự do nhập liệu và sắp xếp thông tin một cách linh hoạt. Bạn có thể dễ dàng di chuyển và tổ chức lại các ghi chú trên trang, làm cho việc quản lý dữ liệu và ý tưởng trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Tính năng này đặc biệt hữu ích cho các nhiệm vụ như lập kế hoạch dự án, ghi chép học tập hoặc thậm chí là sưu tập cá nhân.
Chèn ảnh, video vào note
Không chỉ dừng lại ở việc soạn thảo văn bản, OneNote còn cho phép người dùng mở rộng phạm vi ghi chú bằng cách chèn hình ảnh, video, ghi âm, và thậm chí là các bảng tính Excel. Ngoài ra, bạn cũng có thể chèn ảnh chụp màn hình, đường dẫn, thời gian biểu, phương trình toán học và các ký hiệu đặc biệt, làm phong phú thêm nội dung và cách thể hiện của ghi chú. OneNote mang lại một trải nghiệm ghi chép đa dạng và phong phú, phù hợp với mọi nhu cầu sử dụng.
Tính năng vẽ, bảng màu
Ứng dụng OneNote tích hợp các tính năng vẽ sáng tạo mà bạn thường thấy trong Paint, bao gồm bảng màu đa dạng, các tùy chọn chỉnh đầu bút, và khả năng vẽ các đường nét hay hình dạng khác nhau. Hơn nữa, OneNote còn nâng cao khả năng sử dụng với công nghệ chuyển đổi từ mực sang văn bản và mực sang toán học (Ink to Text, Ink to Math), cho phép nhận dạng và chuyển đổi nội dung viết tay thành văn bản số hóa một cách chính xác.
Dịch văn bản
Tính năng dịch thuật trong OneNote thật sự hữu ích và thuận tiện: chỉ cần nhập một đoạn văn bản bằng tiếng Anh và sử dụng chức năng Translate, OneNote sẽ tự động dịch và hiển thị bản dịch tiếng Việt ở cột bên phải.
Dễ dàng chia sẻ ghi chú
Khi sử dụng OneNote, bạn có thể chia sẻ ghi chú với người khác để họ có thể xem hoặc chỉnh sửa, điều này rất thuận tiện cho công việc nhóm. Để chia sẻ, hãy làm theo các bước sau: vào File > Share > Share with People hoặc Get a Sharing Link.
Nếu chọn “Share with People,” bạn chỉ cần nhập địa chỉ email của người muốn chia sẻ. Họ sẽ nhận được email kèm đường dẫn để mở ghi chú trên OneNote hoặc phiên bản web.
Nếu chọn “Get a Sharing Link,” OneNote sẽ tạo một đường dẫn. Bạn chỉ cần sao chép đường dẫn này và gửi cho người muốn chia sẻ.
Gửi ghi chú nhanh qua email
Tính năng “Send” trong OneNote cho phép người dùng dễ dàng gửi trang ghi chú qua email dưới nhiều định dạng. Bạn có thể gửi trực tiếp nội dung trang vào email, đính kèm dưới dạng tệp, hoặc lưu trang thành PDF hay Word để chia sẻ với người khác.
Hướng dẫn download Microsoft Onenote
OneNote là công cụ ghi chú tiện lợi, hỗ trợ sắp xếp công việc và quản lý ghi chú hiệu quả. Dưới đây là các bước tải OneNote cho máy tính và điện thoại:
Download OneNote trên máy tính
- Bước 1: Truy cập vào trang web OneNote.com và nhấp vào nút Tải xuống để tải ứng dụng về máy tính.
- Bước 2: Đăng nhập hoặc tạo tài khoản Microsoft theo hướng dẫn.
Ngoài ra, nếu muốn sử dụng phiên bản trực tuyến, bạn có thể truy cập vào công cụ Microsoft Onenote online.
Download OneNote trên điện thoại
Để tải ứng dụng OneNote về điện thoại, bạn chỉ cần thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mở App Store cho iOS, Google Play cho Android. Sau đó, tìm kiếm “OneNote” và chọn ứng dụng cần tải.
- Link tải cho Android: Tải OneNote trên Google Play
- Link tải cho iOS: Tải OneNote trên App Store
Bước 2: Nhấn vào nút Nhận để bắt đầu quá trình tải và cài đặt ứng dụng.
Sau khi cài đặt xong, chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản Microsoft là bạn có thể sử dụng OneNote để quản lý và ghi chú công việc. Các bước thực hiện trên Android và iOS đều tương tự nhau.
Cách sử dụng Microsoft Onenote
Tạo sổ ghi chú
- Bước 1: Nhấn phím Windows, sau đó nhập từ khóa “OneNote” vào ô tìm kiếm. Khi kết quả hiển thị, chọn ứng dụng OneNote để mở.
- Bước 2: Tại giao diện chính của OneNote, nhấp vào biểu tượng mũi tên nằm bên cạnh mục Notebook. Tiếp theo, chọn Add Notebook để tạo sổ ghi chú mới.
- Bước 3: Đặt tên cho sổ ghi chú theo mong muốn của bạn và chọn Create Notebook để hoàn tất quá trình tạo sổ.
Thêm ghi chú và đổi tên tệp
- Bước 1: Để tạo một phần ghi chú mới, hãy nhấp vào Add Section trên giao diện OneNote, sau đó đặt tên cho phần theo nhu cầu của bạn.
- Bước 2: Nếu muốn thay đổi tên phần, bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào phần đó, chọn Rename, rồi nhập tên mới theo ý muốn.
Chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn có thể dễ dàng thêm và chỉnh sửa tên ghi chú trong OneNote, giúp quản lý thông tin hiệu quả hơn.
Tạo trang mới trong Microsoft OneNote
- Bước 1: Để thêm trang vào một phần ghi chú (Section), bạn chọn Section mong muốn, sau đó nhấn vào nút Add Page nằm bên phải của giao diện.
- Bước 2: Nhập tiêu đề cho trang mới và quá trình tạo trang đã hoàn tất.
Chèn tài liệu và tệp vào ghi chú
Để thêm tài liệu hoặc tệp vào ghi chú trên OneNote, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn chèn tài liệu hoặc tệp, sau đó nhấp vào tab Insert và chọn File.
- Bước 2: Tìm và chọn tệp hoặc tài liệu cần chèn, sau đó nhấn Open.
- Bước 3: Chọn tùy chọn Insert as attachment để thêm tệp vào ghi chú dưới dạng đính kèm.
Nhập/viết ghi chú
Để bắt đầu viết ghi chú trong OneNote, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Chọn tab Home và tùy chỉnh kiểu chữ theo mong muốn.
- Bước 2: Nhấp vào bất kỳ vị trí nào trên trang và bắt đầu nhập nội dung ghi chú.
Thêm templates
2 bước để thêm templates vào Onenote:
- Bước 1: Để thêm mẫu, hãy nhấp vào tab Insert, sau đó chọn Page Templates.
- Bước 2: Lựa chọn mẫu (Template) mà bạn muốn sử dụng.
Gắn thẻ
Để làm nổi bật các ghi chú quan trọng, bạn có thể gắn thẻ bằng cách:
- Bước 1: Nhấp vào tab Home trên giao diện.
- Bước 2: Nhấn vào mũi tên và chọn To Do. Ngoài ra, bạn có thể chọn các thẻ khác như Important, Questions,…
Gắn liên kết vào ghi chú
Để gắn liên kết vào ghi chú, bạn thực hiện như sau:
- Bước 1: Chọn đoạn văn bản bạn muốn thêm liên kết, sau đó nhấp chuột phải và chọn Link.
- Bước 2: Nhập URL cần chèn vào ô Address và nhấn Insert để hoàn tất.
Lưu và in ghi chú
OneNote tự động lưu và đồng bộ mọi thao tác chỉnh sửa, giúp bạn không cần nhấn “Save” sau mỗi thay đổi.
Nếu bạn muốn in ghi chú, chỉ cần mở trang cần in, nhấp vào biểu tượng ba chấm ở góc trên bên phải màn hình và chọn Print, hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + P để in nhanh.
So sánh OneNote và các phần mềm ghi chú khác
Hiện nay, có rất nhiều phần mềm và ứng dụng hỗ trợ soạn thảo văn bản và ghi chú trên thị trường. Vậy, OneNote có gì khác biệt và nổi bật so với các trình ghi chú khác?
OneNote được thiết kế chủ yếu để thu thập, tổ chức và chia sẻ dữ liệu thô, chưa qua chỉnh sửa. Trong khi đó, các phần mềm soạn thảo văn bản truyền thống như Word thường được sử dụng để tạo ra các tài liệu chính thức đã qua xử lý, sẵn sàng cho việc xuất bản. Cụ thể, những điểm khác biệt được thể hiện như sau:
- Không giới hạn độ rộng trang: Các trang trong OneNote có độ rộng linh hoạt, không bị giới hạn như các tài liệu văn bản thông thường.
- Chất lượng hình ảnh không bị giảm: Bạn có thể dán ảnh bitmap vào OneNote mà không lo về việc giảm chất lượng.
- Không yêu cầu định dạng đồng nhất: OneNote không bắt buộc các trang phải có định dạng giống nhau, cho phép người dùng thoải mái tùy chỉnh.
- Hỗ trợ đa phương tiện: Bạn có thể dễ dàng đính kèm dữ liệu đa phương tiện và liên kết web vào ghi chú của mình.
Kết
Trên đây là hướng dẫn chi tiết giúp bạn làm quen và sử dụng Microsoft Onenote một cách hiệu quả, ngay cả khi bạn là người mới bắt đầu. Cốc Cốc hy vọng bài viết này sẽ mang lại giá trị hữu ích, giúp bạn tận dụng tối đa các tính năng của OneNote để tổ chức công việc và ghi chú thông minh hơn. Chúc bạn khám phá thêm nhiều mẹo hay và thành công trong quá trình sử dụng!
Xem thêm:
