Phần mềm Trello là một trong những ứng dụng quản lý công việc được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người chưa hiểu rõ Trello là gì và các tính năng nổi bật của ứng dụng này. Trong bài viết dưới đây, Cốc Cốc sẽ bật mí tất cả những thông tin hữu ích xoay quanh phần mềm này.
Trello là gì? Tổng quan về phần mềm Trello
Trello là công cụ sử dụng để các cá nhân, doanh nghiệp quản lý dự án hoặc công việc trực tuyến dễ dàng hơn. Phần mềm Trello có thiết kế đơn giản và có các chức năng tương tự như Email, hỗ trợ nhắn tin, gọi điện trong quá trình làm việc. Chỉ với kết nối Internet, bạn có thể theo dõi tiến độ công việc mọi lúc mọi nơi.
Phần mềm Trello rất hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các cá nhân Freelancer. Nhìn chung, bạn có thể sử dụng Trello để thực hiện các công việc sau:
- Theo dõi và kiểm soát tiến độ, hiệu quả của dự án trong mọi lĩnh vực như kinh doanh, marketing,…
- Sử dụng phần mềm để lập kế hoạch hàng hoá, theo dõi hàng tồn kho hoặc tiến độ công việc khác tương tự.
- Ứng dụng Trello còn thích hợp cho các công việc cần sự tham gia của nhiều người như team building, du lịch, tham quan,…
Các tính năng cơ bản của phần mềm Trello
Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc khác nhau nhưng Trello vẫn luôn là lựa chọn được nhiều người yêu thích bởi nhiều tính năng nổi bật dưới đây.
Tạo bảng để tổ chức công việc và lập danh sách việc cần làm
Giao diện và thiết kế của Trello được ví như một tờ giấy note trên máy tính/điện thoại. Do đó, thông qua ứng dụng bạn có thể sắp xếp và lên danh sách công việc cần làm rất nhanh chóng.
Theo đó, ứng dụng hiển thị nội dung đã – đang – sắp làm để bạn có cái nhìn tổng quan. Bạn chỉ cần kéo và thả các công việc vào mục tương ứng để lên lịch, giao việc cần làm. Vì vậy, người dùng sẽ không bỏ quên các công việc hoặc chậm trễ deadline nhờ ứng dụng này.
Tùy chỉnh quy trình làm việc với từng dự án
Với ứng dụng Trello, bạn có thể tùy chỉnh quy trình làm việc theo từng dự án riêng biệt. Bạn có thể thoải mái sáng tạo những quy trình phù hợp như: thêm nhãn dán, ngày hết hạn, thành viên thực hiện, danh sách công việc,… Điều này giúp cá nhân linh hoạt trong việc xử lý công việc của mình.
Phần mềm Trello thiết kế dựa trên phương pháp quản lý Kanban nên công việc sẽ chia theo danh sách to-do list. Trello đăng nhập cũng rất dễ dàng và bạn sẽ có cái nhìn tổng quan, nắm được tiến độ hoàn thành công việc.
Chia sẻ trực tiếp tệp, hình ảnh, liên kết web dễ dàng
Trello tích hợp tính năng chia sẻ thông tin dưới dạng tệp, hình ảnh, file tài liệu, liên kết web nhanh chóng. Bạn cũng có thể chia sẻ các tệp này thông qua điện thoại với thao tác rất đơn giản. Tốc độ chia sẻ tài liệu nhanh chóng giúp hiệu quả công việc tốt hơn.
Thảo luận và đóng góp ý kiến trực tiếp trên từng mục công việc
Trong quá trình thực hiện công việc, ứng dụng có tính năng bình luận và đóng góp ý kiến của các thành viên. Điều này giúp tạo sự tương tác và trao đổi thông tin một cách linh hoạt và thường xuyên hơn giữa các thành viên trong nhóm làm việc.
Vì vậy, việc quản lý đầu việc một cách hiệu quả luôn được coi trọng, đảm bảo mọi hoạt động luôn trong tầm kiểm soát. Điều này giúp nhà lãnh đạo giảm thiểu thời gian phải đi sâu vào các chi tiết quản lý hàng ngày của công việc.
Phân công nhiệm vụ cho bạn và đồng đội
Việc phân công nhiệm vụ cho nhân sự trong nhóm trở nên rất thuận tiện và hiệu quả với việc sử dụng ứng dụng này. Quy trình sử dụng đơn giản chỉ cần người dùng truy cập vào ứng dụng, tạo bảng đầu mục các công việc cần thực hiện. Bước tiếp theo là mời đồng nghiệp tham gia triển khai bằng cách nhập tên hoặc địa chỉ email đã đăng ký trên phần mềm Trello.
Sau khi tạo bảng to-do-list xong, người dùng có thể thêm thời hạn hoàn thành công việc. Để đảm bảo việc triển khai được thực hiện đúng tiến độ, người dùng có thể thiết lập chuông nhắc nhở. Điều này sẽ giúp tránh trường hợp quên và đảm bảo nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn.
Đính kèm tập tin từ Google Drive và Dropbox nhanh chóng
Trello cung cấp một tính năng hữu ích cho phép người dùng đính kèm tập tin từ các nền tảng lưu trữ tài liệu phổ biến như Google Drive và Dropbox. Điều này giúp tăng cường khả năng chia sẻ và quản lý tập tin giữa các thành viên trong các dự án, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm và tương tác trực tiếp trên nền tảng Trello.
Việc tích hợp với Google Drive và Dropbox giúp người dùng dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu mà không cần phải di chuyển qua lại giữa các ứng dụng khác nhau. Bằng cách đính kèm tập tin từ các nền tảng lưu trữ này vào thẻ công việc trên Trello, người dùng có thể dễ dàng truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu một cách linh hoạt và hiệu quả.
Thêm hạn hoàn thành và thiết lập chuông nhắc nhở công việc
Trello là một phần mềm quản lý dự án linh hoạt và tiện lợi, cho phép người dùng thiết lập hạn hoàn thành và thiết lập chuông nhắc nhở công việc một cách dễ dàng. Tính năng này giúp người dùng theo dõi tiến độ công việc một cách hiệu quả và đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ deadline nào.
Để thiết lập hạn hoàn thành, người dùng có thể thêm ngày và giờ kết thúc cho mỗi thẻ công việc. Sau đó, Trello sẽ tự động cập nhật và hiển thị thông tin về hạn hoàn thành trên thẻ đó. Điều này giúp tạo ra sự rõ ràng và minh bạch trong việc quản lý thời gian và công việc.
Làm việc ngoại tuyến với tự động đồng bộ khi có kết nối mạng
Khi sử dụng tính năng làm việc ngoại tuyến của phần mềm Trello, người dùng có thể truy cập và chỉnh sửa các bảng công việc, danh sách công việc, thẻ và nhiều nội dung khác mà không cần phải kết nối internet. Điều này giúp họ tiết kiệm thời gian và tăng cường sự linh hoạt trong quá trình làm việc.
Khi có kết nối mạng trở lại, Trello sẽ tự động đồng bộ các thay đổi đã được thực hiện trong chế độ ngoại tuyến với máy chủ, đảm bảo rằng không có thông tin nào bị mất và người dùng có thể tiếp tục làm việc một cách liền mạch.
Các thành phần cơ bản của phần mềm Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án phổ biến, giúp người dùng tổ chức công việc một cách trực quan và hiệu quả. Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, Trello cho phép người dùng tạo ra các thẻ thông tin (cards), bảng (boards) và danh sách (lists) để theo dõi tiến độ công việc. Dưới đây là thông tin chi tiết về từng thành phần này:
Thẻ thông tin
Thẻ thông tin là một phần quan trọng trong quản lý công việc và tổ chức dự án. Mỗi thẻ thông tin chứa đựng một Title (tiêu đề) và Description (mô tả) về công việc cần thực hiện. Thẻ thông tin còn có thể được sử dụng để ghi chép các tính năng sản phẩm, câu hỏi hay ghi chú quan trọng. Điều này giúp cho việc quản lý thông tin trở nên hiệu quả hơn và dễ dàng tra cứu khi cần thiết.
Danh sách (List)
Danh sách (List) là một tập hợp các thẻ thông tin có cùng trạng thái hoặc thuộc tính. Ví dụ, List doing chứa các công việc đang thực hiện, List Done chứa các công việc đã hoàn thành. Việc sắp xếp công việc theo danh sách giúp cho việc quản lý và theo dõi tiến độ trở nên thuận lợi hơn.
Board
Board là nơi tập hợp các danh sách, tương đương với một bảng quản lý cho một dự án hoặc nhiệm vụ công việc lớn. Trên Board, bạn có thể kiểm soát trạng thái của các nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và phân chia công việc một cách hợp lý.
Organization
Organization là nơi tổng hợp tất cả nhân sự và các Board. Điều này giúp cho việc quản lý và phân chia công việc trở nên có tổ chức hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc làm việc nhóm và theo dõi tiến độ của toàn bộ dự án.
Phần mềm Trello được ứng dụng khi nào?
Trello là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, giúp tổ chức công việc và theo dõi tiến độ một cách hiệu quả. Bạn nên sử dụng phần mềm Trello trong các trường hợp sau đây:
- Quản lý dự án: Trello giúp theo dõi tiến độ công việc và phân chia nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm.
- Lập kế hoạch: Khi bạn cần lập kế hoạch cho sự kiện, chiến dịch hoặc bất kỳ hoạt động nào khác.
- Tổ chức công việc cá nhân: Trello có thể giúp bạn quản lý công việc hàng ngày, danh sách việc cần làm.
- Làm việc nhóm: Khi cần hợp tác với nhiều người, Trello cho phép chia sẻ và cập nhật thông tin theo thời gian thực.
- Theo dõi tiến độ: Dễ dàng xem xét tình trạng của từng nhiệm vụ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần.
Hướng dẫn sử dụng Trello cho người mới bắt đầu
Việc nắm các cách sử dụng Trello cơ bản sẽ giúp bạn triển khai công việc dễ dàng và nhanh chóng. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Trello dành cho người mới bắt đầu.
Tạo bảng không gian làm việc
Tạo bảng không gian làm việc cho team gồm 3 bước cơ bản sau đây:
- Bước 1: Đăng nhập Trello, bên dưới phần Personal Boards tìm và nhấn vào mục Create New Board.
- Bước 2: Đặt tiêu đề cho bảng, bạn có thể thay đổi hình nền, màu sắc trên bảng để giao diện sinh động và đẹp mắt hơn.
- Bước 3: Bạn có thể tạo nhiều bảng cho nhiều nhóm khác nhau và cấp quyền cho từng thành viên cụ thể. Để thêm thành viên vào bảng, bạn chỉ cần nhấn nút Share, nhập Email hoặc Username của thành viên trong nhóm và nhấn Send Invitation.
Hướng dẫn sử dụng Trello để tạo danh sách làm việc
Sau khi tạo bảng thành công, bạn có thể bắt đầu khởi tạo các danh sách công việc để dễ quản lý. Các bước khởi tạo list công việc như sau:
- Bước 1: Mở bảng cần tạo danh sách, nhấn vào mục Add a list.
- Bước 2: Đặt tên cho danh sách công việc và nhấn Add a card để thêm ghi chú.
Cách phân chia đầu việc cho thành viên
Sau khi lên được danh sách công việc, bạn có thể phân chia đầu việc và deadline cho từng thành viên của nhóm. Bạn có thể chỉ định thành viên cụ thể đảm nhiệm công việc và theo dõi tiến độ hoàn thành. Để thêm thành viên vào nhiệm vụ nhất định, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Chọn thẻ công việc bạn cần hoàn thành, nhấn vào Members ở bên phải thẻ.
- Bước 2: Tìm kiếm tên thành viên và nhấp vào từng người để thêm vào thẻ.
Thêm nhãn dán vào thẻ ghi chú
Việc thêm nhãn dán vào thẻ ghi chú giúp bạn xác định công việc, nhiệm vụ của các thẻ dễ dàng hơn. Bạn có thể tùy chỉnh màu sắc của từng công việc để phân biệt chính xác nhất. Cách thêm nhãn dán vào thẻ ghi chú như sau:
- Bước 1: Chọn thẻ ghi chú mà bạn muốn gắn nhãn dán, ở bên phải thẻ nhấn vào mục Labels.
- Bước 2: Chọn một nhãn dán và nhấn vào ký hiệu chỉnh sửa để thêm tiêu đề, màu sắc cho nhãn dán.
Ứng dụng Trello có ưu và nhược điểm gì?
Trello là ứng dụng hỗ trợ việc quản lý công việc một cách tổng quan và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, để có cái nhìn khách quan hơn, chúng ta cần đánh giá về ưu điểm và nhược điểm của ứng dụng này.
Ưu điểm
Phần mềm Trello hiện nay được nhiều người tin tưởng và sử dụng vì những ưu điểm của như sau:
- Dễ quản lý công việc. Thao tác trong ứng dụng rất đơn giản, chỉ cần kéo thả là có thể cập nhật công việc mới nhất.
- Miễn phí. Trello sở hữu nhiều tính năng đa dạng và miễn phí, đáp ứng nhu cầu của người dùng.
- Tiện lợi khi chia sẻ tài liệu làm việc. Dung lượng file đính kèm trong Trello là 10MB, đối với gói Business, bạn có thể up file đính kèm lên đến 250MB.
Nhược điểm
Mặc dù sở hữu nhiều ưu điểm và khá phổ biến nhưng Trello vẫn tồn tại một số nhược điểm nhất định như sau:
- Khó theo dõi nhiều dự án
- Cần cài đặt thêm nhiều tiện ích để sử dụng nhiều tính năng hỗ trợ công việc.
- Phiên bản miễn phí bị hạn chế các tính năng nâng cao
- Giao diện phức tạp, có thể gây khó khăn với người mới sử dụng hoặc.
Trên đây là những thông tin giúp bạn khám phá phần mềm Trello – phần mềm giúp quản lý công việc hiệu quả và dễ dàng hơn. Thông qua ứng dụng này, bạn có thể theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả công việc thuận tiện hơn. Hy vọng thông qua bài viết trên, Cốc Cốc đã giúp bạn có thêm thông tin hữu ích để quản lý và hoàn thành công việc tốt nhất.
Xem thêm:
