Microsoft Teams là gì? Cốc Cốc sẽ giúp bạn tìm hiểu mọi thứ về Teams, từ cách tạo cuộc họp, chia sẻ màn hình, đến các tính năng nâng cao như ghi âm cuộc họp, tích hợp với các ứng dụng khác.
Nội dung chính
Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams là phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến, tích hợp nhiều chức năng hữu ích như video meeting, lưu trữ tệp, và tích hợp dễ dàng với bộ Office 365. Hiện nay, Microsoft Teams đang dần thay thế các nền tảng họp trực tuyến khác của Microsoft như Skype for Business và Microsoft Classroom.
Các thành phần chính của Microsoft Teams
- Nhóm: Bao gồm tất cả các thành viên làm việc cùng nhau, giúp dễ dàng quản lý và trao đổi thông tin.
- Kênh: Là nơi diễn ra các cuộc hội thoại, thảo luận giữa các thành viên trong nhóm. Tại đây, bạn có thể thực hiện các chức năng như chat, video call, tổ chức cuộc họp, lưu trữ và chia sẻ tài liệu, dữ liệu một cách dễ dàng.
- Tab: Tab là công cụ giúp các thành viên trong kênh trao đổi thông tin một cách hiệu quả. Một kênh mặc định có 3 tab chính là Trò chuyện, Tệp và Wiki. Ngoài ra, người dùng có thể tạo thêm các tab mới tùy theo nhu cầu công việc.
Những tính năng nổi bật của Microsoft Teams
Hiện nay, Microsoft Teams đang nhanh chóng thay thế các nền tảng họp trực tuyến khác nhờ những tính năng nổi bật và sự tin tưởng từ người dùng. Hãy cùng Cốc Cốc tìm hiểu chi tiết về các tính năng của phần mềm này và lý do tại sao Microsoft Teams được nhiều người lựa chọn qua nội dung dưới đây!
Tổ chức và quản lý đội ngũ với Teams & Channels
Các đội (Teams) trong Microsoft Teams được cấu thành từ các kênh (Channels), nơi các thành viên có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Bạn có thể hình dung Team và Channel như một văn phòng online, tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết cho công việc hàng ngày, giúp nâng cao hiệu suất làm việc từ xa.
Kết nối dễ dàng qua các cuộc trò chuyện và nhóm với Microsoft Teams meeting
Microsoft Teams cung cấp tính năng thực hiện và nhận cuộc gọi trực tiếp (bao gồm cả điện thoại và video) ngay trong ứng dụng. Nếu người dùng không trực tuyến, bạn có thể gửi yêu cầu gọi hoặc để lại tin nhắn. Khi người dùng đang trực tuyến, họ sẽ nhận được thông báo về cuộc gọi và có thể chấp nhận hoặc từ chối. Trong quá trình gọi, bạn có thể dễ dàng bật/tắt video, âm thanh, chia sẻ màn hình, và sử dụng các tiện ích khác để tương tác hiệu quả với người dùng hoặc nhóm.
Tính năng này giúp người dùng tương tác dễ dàng và thuận tiện hơn, đồng thời cải thiện tính linh hoạt trong việc quản lý lịch trình làm việc của họ trên Microsoft Teams.
Tính năng chat thông minh
Chat là một chức năng cơ bản và không thể thiếu trong các ứng dụng cộng tác, làm việc online như Microsoft Teams. Các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng trao đổi thông tin qua tin nhắn văn bản, tin nhắn thoại, hoặc hình ảnh. Bạn có thể sử dụng chức năng này để giao tiếp trong nhóm hoặc với một cá nhân cụ thể, giúp nâng cao hiệu quả làm việc từ xa.
Gọi video & chia sẻ màn hình
Tính năng gọi video trực tuyến chính là yếu tố thu hút nhiều người sử dụng Microsoft Teams. Nhờ tính năng này, mọi người trong cùng một công ty có thể dễ dàng chia sẻ màn hình máy tính hoặc điện thoại chỉ với vài thao tác đơn giản. Điều này giúp việc trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Tạo cuộc họp trực tuyến chỉ với một cú nhấp chuột
Tính năng meeting online của Microsoft Teams cho phép bạn tạo một phòng họp trực tuyến có thể chứa đến 10.000 người tham gia. Bất kể là thành viên trong nhóm hay người ngoài, tất cả đều có thể dễ dàng tham gia vào cuộc họp này. Đây là giải pháp lý tưởng cho các công ty có nhiều chi nhánh cách xa nhau, giúp kết nối và trao đổi thông tin một cách hiệu quả.
Hội nghị âm thanh
Một trong những tính năng độc đáo của Microsoft Teams mà khó tìm thấy ở nhiều phần mềm họp trực tuyến khác chính là hội nghị âm thanh. Tính năng này cho phép bất kỳ ai tham gia cuộc họp của công ty thông qua điện thoại một cách dễ dàng. Đặc biệt, với việc mua thêm license bổ sung, bạn có thể tham gia hội nghị âm thanh qua số điện thoại mà không cần kết nối internet, nâng cao tính linh hoạt trong công việc.
Điện thoại ảo tích hợp toàn diện
Business Voice là hệ thống điện thoại cấp doanh nghiệp trên Microsoft Teams, cho phép bạn tổ chức hội thảo âm thanh với tối đa 300 người tham gia. Nhờ vào nhiều ưu điểm vượt trội, tính năng này có thể thay thế hoàn toàn hệ thống điện thoại truyền thống của doanh nghiệp, mang đến giải pháp giao tiếp hiện đại và hiệu quả.
Lưu trữ tài liệu trong SharePoint hiệu quả
Trong Microsoft Teams, mỗi nhóm sẽ được cung cấp một trang lưu trữ dữ liệu riêng biệt trên SharePoint Online. Tất cả các tài liệu được chia sẻ trong các cuộc hội thoại sẽ tự động lưu trữ vào thư mục này. Trưởng nhóm có thể dễ dàng cấp phép hoặc giới hạn quyền truy cập vào thư mục, đảm bảo an toàn và bảo mật cho dữ liệu của nhóm.
Hướng dẫn cài đặt Microsoft Teams
Hiện nay, phần mềm họp trực tuyến Microsoft Teams đã có thể cài đặt trên cả điện thoại và máy tính. Nếu bạn chưa biết cách thực hiện, hãy tham khảo ngay hướng dẫn cài đặt chi tiết dưới đây để nhanh chóng bắt đầu sử dụng.
Download Microsoft Teams trên máy tính
Cài đặt Microsoft Teams trên máy tính cực kỳ đơn giản và chỉ mất vài phút. Thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập trang chủ Microsoft Teams và chọn download Microsoft Teams cho máy tính.
- Bước 2: Nhấp vào “Tải xuống Teams.”
Nếu máy tính của bạn đã cài đặt phần mềm Internet Download Manager (IDM), sau khi nhấn “Tải xuống Teams,” một hộp thoại tùy chọn tải sẽ xuất hiện. Bạn chỉ cần nhấn “Download” để bắt đầu tải Microsoft Teams về máy.
Cài đặt Microsoft Teams trên điện thoại
Cài đặt Microsoft Teams trên điện thoại giúp bạn dễ dàng kết nối và làm việc từ bất cứ đâu.
- Bước 1: Mở ứng dụng Google Play (đối với Android) hoặc App Store (đối với iOS) trên điện thoại của bạn.
- Bước 2: Nhập từ khóa “Microsoft Teams” vào thanh tìm kiếm.
- Bước 3: Chọn ứng dụng chính thức do Microsoft cung cấp và nhấn “Cài đặt” để tải về và cài đặt ứng dụng.
Cách tạo tài khoản Microsoft Teams
Nếu bạn đang gặp khó khăn khi đăng nhập vào Microsoft Teams do giao diện tiếng Anh, hãy làm theo các bước sau đây:
- Bước 1: Truy cập vào đường link https://teams.microsoft.com/
- Bước 2: Nhấn “Get the Windows app” để tải phần mềm xuống hoặc nhấn “Use the web app instead” để sử dụng Microsoft Teams phiên bản online.
- Bước 3: Khởi động phần mềm, sau đó nhập tài khoản và mật khẩu của bạn bằng cách nhấn “Sign in“.
- Bước 4: Điền thông tin tên bạn và tên công ty, sau đó nhấn “Set Up Teams” để tạo nhóm mới.
Lưu ý: Khi nhóm làm việc trên Microsoft Teams đã được tạo thành công, bạn có thể gửi link nhóm đến các thành viên khác. Khi có người muốn tham gia vào nhóm, bạn sẽ nhận được email thông báo. Bạn có thể từ chối bằng cách nhấn “Cancel” hoặc đồng ý bằng cách nhấn “Accept.”
Cách sử dụng Microsoft Teams chi tiết
Sử dụng Microsoft Teams trên máy tính
Dưới đây là các bước giúp bạn dễ dàng sử dụng Microsoft Teams trên máy tính để họp trực tuyến:
- Bắt đầu cuộc trò chuyện mới: Bạn có thể dễ dàng trò chuyện bằng tin nhắn với cá nhân hoặc cả nhóm bằng cách chọn “New chat” ở đầu danh sách trò chuyện.
- Bắt đầu cuộc gọi hoặc cuộc gọi video: Nhấp vào biểu tượng “Cuộc gọi” hoặc “Cuộc gọi video” trên thanh công cụ bên trên cuộc trò chuyện để bắt đầu cuộc gọi.
- Chia sẻ tập tin vào nhóm: Để chia sẻ tệp, chọn biểu tượng “Đính kèm tệp” trong hộp thư chat, sau đó chọn tệp cần gửi và nhấn “Chia sẻ” hoặc “Mở.”
- Chia sẻ màn hình: Khi đang trong cuộc họp, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng “Chia sẻ nội dung” trên thanh công cụ điều khiển cuộc họp.
Sử dụng Microsoft Teams trên điện thoại
Tính năng của Microsoft Teams trên điện thoại tương tự như trên máy tính, nhưng vị trí hiển thị của các chức năng có chút khác biệt. Nếu bạn đã quen sử dụng phiên bản máy tính, chỉ cần một thời gian ngắn để làm quen với giao diện của Microsoft Teams trên điện thoại, giúp bạn dễ dàng làm việc mọi lúc, mọi nơi.
Microsoft Teams có miễn phí?
Gói dịch vụ miễn phí với đầy đủ chức năng
Với gói dịch vụ miễn phí của Microsoft Teams, bạn sẽ được trải nghiệm đầy đủ các tính năng cơ bản như chat, nghe gọi không giới hạn. Mỗi nhóm sẽ có 10GB dung lượng lưu trữ, và mỗi cá nhân sẽ được thêm 2GB dung lượng riêng. Đặc biệt, gói miễn phí này hỗ trợ tối đa lên đến 500.000 người dùng, phù hợp cho các tổ chức và doanh nghiệp quy mô lớn.
Microsoft Teams bản tính phí có đáng đầu tư?
Ngoài gói miễn phí, Microsoft Teams còn cung cấp các gói dịch vụ tính phí với nhiều chức năng tuyệt vời hơn. Người dùng gói tính phí sẽ được trải nghiệm các tính năng nâng cao của phần mềm, giúp tối ưu hóa công việc và quản lý dễ dàng hơn. Đặc biệt, bạn có thể dùng thử miễn phí 1 tháng trước khi quyết định đăng ký chính thức.
Đánh giá ưu – nhược điểm của Microsoft Teams
Ưu điểm
Microsoft Teams hỗ trợ mọi hoạt động cộng tác trong doanh nghiệp với tính năng phát triển đa dạng và mạnh mẽ. Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng Office 365, Teams đã được tích hợp sẵn mà không cần thêm chi phí (trừ gói Office 365 Business). Với Teams, bạn có thể họp trực tuyến, gọi điện và chat mọi lúc mọi nơi với quy mô lên đến 10.000 người tham dự.
Teams cũng tích hợp Skype và các dịch vụ Direct Routing, Calling Plan giúp gọi điện toàn cầu linh hoạt. Các tính năng như chia sẻ màn hình, ghi âm cuộc họp, chuyển tiếp cuộc gọi, và tổng đài ảo đều có sẵn.
Dữ liệu của Teams được đồng bộ hóa lên đám mây và bảo mật cao với mã hóa, xác thực hai lớp. Hơn 400 ứng dụng tích hợp giúp tăng cường hiệu quả làm việc và cộng tác nhóm.
Hạn chế
- Giới hạn số lượng kênh: Microsoft Teams chỉ cho phép tạo tối đa 100 kênh mỗi nhóm. Khi đạt giới hạn, bạn phải xóa kênh cũ để tạo kênh mới, gây bất tiện trong quản lý.
- Quản lý tệp tin: Tất cả dữ liệu tải lên đều lưu vào một site document trên SharePoint. Việc tìm kiếm và quản lý sẽ hiệu quả hơn nếu quy hoạch chặt chẽ ngay từ đầu, nhưng sẽ trở nên phức tạp nếu không có sự tổ chức tốt.
- Phân quyền hạn chế: Thành viên nhóm mặc định có quyền truy cập vào tất cả các tài liệu và kênh, không phù hợp với các doanh nghiệp cần phân tách quyền truy cập tài liệu đặc biệt.
- Hạn chế quản trị: Microsoft Teams thiếu các công cụ quản lý tổng quan và phân quyền chi tiết, khiến việc giám sát công việc và đánh giá hiệu suất làm việc trở nên khó khăn.
Trên đây là tổng quan về Microsoft Teams là gì, tính năng và đối tượng sử dụng. Cốc Cốc hy vọng rằng qua những thông tin này, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về nền tảng cộng tác mạnh mẽ này. Hãy tận dụng Microsoft Teams để nâng cao hiệu quả làm việc và kết nối đội nhóm của bạn ngay hôm nay!
Xem thêm:
