Google Sheet là công cụ quản lý công việc quen thuộc với hầu hết người dùng hiện nay, đặc biệt là dân văn phòng. Ứng dụng này giúp bạn vận hành các hoạt động công việc hàng ngày, quản lý khách hàng hay dữ liệu dự án một cách trơn tru và khoa học. Bài viết hôm nay sẽ cung cấp đến bạn những thông tin hữu ích giúp quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả và chuyên nghiệp nhất.
Nội dung chính
Quản lý công việc bằng Google Sheet là gì?
Quản lý công việc bằng Google Sheet là việc sử dụng công cụ bảng tính trực tuyến của Google để sắp xếp, theo dõi và vận hành các dự án một cách khoa học và tối ưu.
Với nhiều tính năng hữu ích và khả năng tùy chỉnh linh hoạt, Google Sheet có thể đáp ứng đa dạng nhu cầu quản lý dự án, theo dõi tiến độ, lập kế hoạch,…
Tại sao nên quản lý công việc bằng Google Sheet?
Giữa vô vàn ứng dụng quản lý công việc trực tuyến, Google Sheet vẫn là lựa chọn hàng đầu của nhiều người dùng hiện nay. Hãy cùng tìm hiểu những mặt ưu điểm và hạn chế khiến công cụ này được quan tâm đến vậy!
Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Các tính năng hữu ích của Google Sheet trong quản lý công việc
Google Sheet được nhiều người lựa chọn để quản lý công việc hàng ngày bởi những tính năng hữu ích như:
Lưu trữ tài liệu tự động
Một trong những điểm được yêu thích của Google Sheet so với các phần mềm bảng tính khác là khả năng lưu trữ tài liệu tự động. Tất cả chỉnh sửa của người dùng trên trang tính đều được tự động lưu lại mà không cần sử dụng đến thao tác lưu (Ctrl + S). Điều này giúp giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu khi người dùng quên lưu trang tính hay thiết bị hư hỏng đột ngột.
Cộng tác và chia sẻ
Đây là tính năng cực kỳ hữu ích khi thực hiện các dự án nhóm. Google Sheet cho phép nhiều người có thể làm việc và chỉnh sửa trang tính theo thời gian thực. Bạn có thể kiểm soát quyền truy cập cho các thành viên trong nhóm như quyền chỉnh sửa, bình luận hoặc chỉ xem. Điều này giúp bảo mật thông tin đồng thời đảm bảo mọi người có thể cộng tác một cách hiệu quả nhất.
Ngoài ra, tính năng lịch sử phiên bản còn giúp bạn nắm bắt được tất cả các thay đổi mà cộng tác viên thực hiện trên trang tính. Do đó, bạn không cần lo lắng bị mất thông tin hoặc chỉnh sửa quan trọng.
Giao việc trực tiếp
Thay vì phải gửi file hay nhắn tin riêng cho nhân viên, bạn có thể trực tiếp phân công việc ngay trên bảng tính thông qua tình năng “Nhận xét”. Sau khi thêm nhận xét, người chịu trách nhiệm thực hiện công việc sẽ nhận được email thông báo và được thêm vào trang tính ngay lập tức.
Drop List (Danh sách thả xuống)
Đôi khi, quản lý công việc sẽ có những thông tin lặp lại nhiều lần như Người phụ trách, Trạng thái công việc,… Thay vì phải thực hiện nhập liệu thủ công, bạn có thể sử dụng tính năng tạo danh sách thả xuống (Drop list) để nhập thông tin.
Drop list trong Google Sheets cho phép tạo hộp menu thả xuống trong một phạm vi hoặc ô cụ thể. Theo đó, các thành viên chỉ cần chọn nội dung phù hợp trong danh sách có sẵn để nhập dữ liệu vào ô.
Lọc dữ liệu
Lọc dữ liệu là một thao tác khá quan trọng khi quản lý công việc bằng Google sheet. Tính năng này giúp người quản lý dễ dàng lọc ra những dữ liệu mà mình quan tâm, chẳng hạn như các đầu việc đã hoàn thành, đang triển khai, chưa thực hiện,… để thuận tiện cho việc theo dõi tiến độ và xử lý công việc.
Có thể nói, quản lý công việc bằng Google Sheet là giải pháp hỗ trợ tối ưu khi quản lý công việc trong doanh nghiệp vừa và nhỏ. Còn nếu doanh nghiệp muốn tổ chức và quản lý công việc một cách hệ thống và chuyên nghiệp hơn thì Google Sheet chưa phải là một giải pháp toàn diện.
Tổng hợp các template Google Sheet chuyên nghiệp để quản lý công việc
Google Sheet cung cấp nhiều mẫu quản lý dự án miễn phí được thiết kế sẵn và tùy chỉnh linh hoạt, giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất. Ngoài ra, bạn cũng có thể tìm kiếm thêm các template Google Sheet trên các trang web cung cấp mẫu.
Hãy cùng tham khảo một số biểu mẫu quản lý công việc trên Google Sheet mà bạn có thể sử dụng ngay:
Mẫu Timeline cho dự án
Trong quản lý dự án, Timeline có nhiệm vụ ghi chú các mốc sự kiện quan trọng, thời gian bắt đầu và kết thúc, mục tiêu của mỗi mốc thời gian. Do đó, biểu mẫu Timeline sẽ giúp hỗ trợ theo dõi quá trình thực hiện và tiến độ của dự án một cách tổng quát và rõ ràng.
Mẫu biểu đồ Gantt
Mẫu biểu đồ Gantt trên Google Sheet
Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án. Mẫu biểu đồ này giúp người quản lý và các thành viên trong nhóm nắm bắt tổng quát nhất toàn bộ lịch trình của dự án, thời gian hoàn thành của từng công việc, đồng thời theo dõi tiến độ và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để đảm bảo hoàn thành dự án đúng tiến độ.
Mẫu theo dõi dự án
Mẫu theo dõi dự án trên Google Sheet
Đây là mẫu quản lý công việc hiệu quả, đặc biệt dành cho những doanh nghiệp đang đảm nhận nhiều dự án khác nhau một lúc. Biểu mẫu này giúp đơn giản hóa việc theo dõi và vận hành dự án, từ đó nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh khi cần thiết.
Như vậy, quản lý công việc bằng Google Sheet giúp cải thiện hiệu suất công việc, tăng khả tăng tương tác giữa các thành viên và vận hành dự án tốt hơn. Hãy tận dụng tối đa tiềm năng của công cụ này để tối ưu công việc hàng ngày của bạn nhé! Theo dõi Blog Cốc Cốc để biết thêm nhiều công cụ và các thủ thuật hữu ích cho công việc của bạn!
