Công việc của bạn sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn khi có một kế hoạch cụ thể và chi tiết. Trong bài viết này, Cốc Cốc sẽ giới thiệu cách sử dụng Trello để quản lý công việc một cách khoa học và hiệu quả.
Hướng dẫn đăng ký và đăng nhập Trello
Sau khi đã tìm hiểu Trello là phần mềm gì, chắc hẳn bạn tò mò về cách đăng ký, sử dụng ứng dụng. Cùng Cốc Cốc tìm hiểu chi tiết các bước đăng ký, đăng nhập trong bài viết sau:
Cách đăng ký tài khoản Trello
Bạn muốn quản lý công việc hiệu quả hơn với Trello? Chỉ cần thực hiện các bước sau để đăng ký dễ dàng:
- Truy cập Trello: Mở trình duyệt và gõ “Trello.com” trên thanh địa chỉ, sau đó nhấn Enter.
- Tạo tài khoản: Nhấp vào nút “Đăng ký” ở góc phải màn hình.
- Điền thông tin: Nhập địa chỉ email của bạn, đặt tên cho tài khoản và nhấn “Tiếp tục”.
- Tạo không gian làm việc: Đặt tên cho không gian làm việc đầu tiên của bạn (ví dụ: “Dự án cá nhân”, “Công việc nhóm”).
- Xác minh email: Kiểm tra hộp thư đến của bạn và nhấp vào liên kết xác minh.
- Hoàn tất đăng ký: Quay lại Trello, đặt mật khẩu và nhấn “Đăng ký”.
Cách đăng nhập Trello nhanh chóng
Các bước để đăng nhập Trello nhanh chóng:
- Mở trình duyệt và gõ “Trello.com” trên thanh địa chỉ, sau đó nhấn Enter.
- Tìm ô nhập email và điền chính xác địa chỉ email bạn đã dùng để đăng ký.
- Nhấp vào nút “Đăng nhập”.
Hướng dẫn sử dụng Trello hiệu quả nhanh chóng
Cách tạo bảng
Bạn đã sẵn sàng bắt đầu một dự án mới trên phần mềm quản lý công việc Trello chưa? Hãy cùng tạo một bảng làm việc ngay thôi!
- Tạo bảng mới: Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy ngay ô tạo bảng mới. Nhấp vào đó.
- Cá nhân hóa bảng: Đặt tên cho bảng, chọn màu sắc bạn thích để bảng của bạn thật nổi bật.
- Chọn không gian làm việc: Quyết định ai có thể xem và chỉnh sửa bảng của bạn. Bạn có thể chọn công khai, riêng tư hoặc chỉ dành cho một nhóm người cụ thể.
- Bắt đầu làm việc: Tạo các thẻ (cards) để đại diện cho từng công việc nhỏ, sắp xếp chúng vào các danh sách (lists) để tạo ra một quy trình làm việc hiệu quả.
Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng tài khoản miễn phí, bạn có thể tạo tối đa 10 bảng. Để tạo không giới hạn bảng, hãy nâng cấp lên gói trả phí.
Tạo danh sách
Thêm danh sách mới: Nhấp vào nút “Thêm danh sách” trong bảng của bạn.
Đặt tên cho danh sách: Gán cho mỗi danh sách một cái tên thật ngắn gọn và dễ hiểu để bạn dễ dàng phân biệt. Ví dụ: “Đang làm”, “Đã hoàn thành”, “Cần xem xét”.
Tùy chỉnh danh sách: Bạn có thể làm nhiều điều hơn thế nữa! Thêm các thẻ, tạo quy trình tự động, hoặc di chuyển các thẻ giữa các danh sách để công việc của bạn được quản lý một cách trơn tru nhất.
Tạo thẻ ghi chú
- Bước 1: Nhấp vào “Thêm thẻ”.
- Bước 2: Đặt tiêu đề cho thẻ mới để thêm nhiệm vụ cho nhóm của bạn.
- Bước 3: Hoàn thành việc tạo thẻ và bắt đầu làm việc trên thẻ mới.
Một điểm thú vị là mỗi thẻ trên Trello cung cấp rất nhiều tính năng để kiểm soát và quản lý công việc của bạn, bao gồm: nhận xét, thêm thành viên, gắn nhãn, xem lịch, và nhiều hơn nữa. Những tính năng này giúp bạn chủ động hơn trong việc phân công và quản lý công việc hàng ngày hoặc hàng tuần một cách hiệu quả.
Tính năng phân chia công việc – đặt deadline
Trong Trello, hai tính năng quan trọng nhất của thẻ công việc là thêm thành viên và đặt deadline. Điều này rất hữu ích khi làm việc nhóm, cho phép bạn chỉ định từng người vào thẻ công việc cụ thể hoặc thêm nhiều người vào một thẻ để dễ dàng theo dõi tiến độ.
- Bước 1: Chọn thẻ bạn muốn phân chia công việc và đặt deadline.
- Bước 2: Màn hình sẽ chuyển sang chế độ chỉnh sửa mở rộng cho thẻ. Nhấp vào “Thành viên” để chọn những người sẽ thực hiện công việc của thẻ đó. Sau đó, nhập “Ngày bắt đầu” và “Ngày kết thúc” để thiết lập deadline cho thẻ.
Phân chia công việc và đặt deadline rõ ràng trên Trello giúp đảm bảo tiến độ công việc.
Thêm nhãn vào thẻ ghi chú
Trello cho phép bạn thay đổi màu sắc của các nhãn tùy chỉnh bên trong thẻ ghi chú, giúp bạn nhanh chóng nhận diện nhiệm vụ của từng thẻ hoặc phân nhóm thẻ dù chúng được di chuyển từ danh sách này sang danh sách khác. Bạn có thể gán mỗi nhãn một màu sắc và tên gọi khác nhau để dễ dàng phân biệt.
Để thêm nhãn tùy chỉnh vào thẻ ghi chú, hãy làm theo các bước sau:
- Bước 1: Nhấn vào thẻ ghi chú bạn muốn gắn nhãn tùy chỉnh.
- Bước 2: Trong giao diện bên phải, nhấn “Labels”.
- Bước 3: Chọn một nhãn từ danh sách các nhãn có sẵn. Trello sẽ gợi ý một vài màu sắc mặc định cho nhãn. Nhấn vào biểu tượng chỉnh sửa bên cạnh nhãn tùy chỉnh để thêm tiêu đề, nếu cần.
Sau khi thêm nhãn tùy chỉnh vào thẻ ghi chú, bạn sẽ thấy một vệt màu nhỏ trên thẻ khi xem danh sách công việc của mình. Bạn có thể thêm nhiều nhãn vào một thẻ duy nhất. Theo mặc định, chỉ có một màu sắc hiển thị cho mỗi nhãn, nhưng khi nhấn vào, bạn sẽ thấy tất cả các tiêu đề ứng với mỗi nhãn đó.
Việc sử dụng nhãn tùy chỉnh không chỉ giúp tổ chức công việc hiệu quả hơn mà còn giúp bạn và đội ngũ dễ dàng theo dõi và quản lý các nhiệm vụ hàng ngày.
Tìm kiếm với phím tắt
Với bảng ghi chú cá nhân, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy mọi thứ chỉ trong nháy mắt. Tuy nhiên, đối với những danh sách lớn, đặc biệt là khi bạn đang tham gia vào các dự án quan trọng, việc sử dụng tính năng tìm kiếm là cần thiết. Dưới đây là một số phím tắt hữu ích giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng và hiệu quả:
- B: Mở menu bảng. Từ đây, bạn có thể tìm kiếm thông tin cũng như chuyển đổi qua lại giữa các bảng một cách dễ dàng.
- /: Mở hộp tìm kiếm. Từ đây, bạn có thể tìm kiếm các thẻ ghi chú và danh sách để nhanh chóng đến được thẻ bạn cần.
- F: Mở bộ lọc tìm kiếm. Bạn có thể lọc các thẻ ghi chú theo từ khóa, nhãn tùy chỉnh, thành viên hoặc ngày hết hạn của thẻ. Tất cả những gì không phù hợp với tiêu chí bạn đặt ra sẽ bị ẩn đi cho đến khi bạn xóa điều kiện lọc.
Ngoài ra, Trello còn cung cấp nhiều phím tắt khác giúp bạn thực hiện mọi thứ, từ việc thêm ngày đến hạn, gắn nhãn tùy chỉnh, đến việc di chuyển và chỉnh sửa thẻ ghi chú.
Sử dụng các phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc trong Trello, đặc biệt khi quản lý các dự án lớn và phức tạp.
Cách dùng Trello hiệu quả để theo dõi công việc
Tính năng thông báo ngày hết hạn trên thẻ của bạn rất hữu ích, nhưng sẽ tuyệt vời hơn nếu bạn có thể xem các thẻ theo chế độ lịch. Mặc định, Trello không cung cấp sẵn tính năng này mà bạn cần kích hoạt thông qua các tiện ích mở rộng (Power-Up).
Với phiên bản miễn phí của Trello, bạn chỉ có thể thêm duy nhất một Power-Up và chế độ xem lịch là một trong những lựa chọn hàng đầu.
Để kích hoạt tiện ích Calendar (hoặc các tiện ích mở rộng khác), làm theo các bước sau:
- Ở phía bên phải của màn hình, nhấn vào “Show Menu”.
- Nhấn vào “Power-Ups”.
- Tìm kiếm “Calendar” và thêm tiện ích Calendar từ Trello.
Ngay sau đó, bạn sẽ thấy một nút mới trên menu ngang của bảng, có nhãn là “Calendar”. Nhấn vào nút này để mở chế độ xem lịch. Các thẻ có đính kèm ngày hết hạn sẽ xuất hiện tại đây.
Chế độ xem lịch chỉ là một trong những Power-Up đơn giản mà bạn có thể kích hoạt. Ví dụ, Zapier Power-Up sẽ ngay lập tức thêm thẻ ghi chú vào Google Calendar của bạn, hoặc thêm các việc cần làm vào danh sách Trello, cùng với nhiều tính năng thú vị khác.
Như vậy, sau khi tìm hiểu, Cốc Cốc hy vọng bạn đã nắm được cách sử dụng Trello một cách hiệu quả nhất. Việc áp dụng các hướng dẫn này sẽ giúp bạn quản lý công việc một cách mượt mà và tiện lợi hơn. Nếu bạn thấy bài viết này hữu ích, hãy chia sẻ nó với bạn bè để họ cũng có thể tận dụng những lợi ích mà Trello mang lại nhé!
Xem thêm:
